La Administración de Proyectos es importante para muchas profesiones incluyendo la Logística, ya que dentro de nuestro rol tenemos asignaciones específicas por un período de tiempo para implementar cambios o hacer transformaciones operacionales, las cuales pueden cumplirse de forma exitosa siguiendo la metodología de Administración de proyectos.
La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos (personal, suministros y dinero) y los resultados deseados, el cual cumple con los siguientes atributos:
- Posee un objetivo claro de lo que se lográ con el mismo, el cual se define en términos de producto final o entregable, programa y presupuesto.
- Se realiza por medio de tareas no repetitivas o interdependientes en una secuencia determinada para cumplir con los objetivos del proyecto.
- Utiliza una variedad de recursos para realizar las tareas.
- Limitado por un espacio de tiempo o perído de vida finito.
- Es una tarea única que se realiza sólo una vez. Ejemplo: La implementación de una nueva bodega.
- Consta de un patrocinador o cliente que proporcionan los fondos para el proyecto.
El logro exitoso del objetivo del proyecto depende de varios factores, que incluyen el alcance, la calidad, el programa o agenda, el presupuesto, los recursos, los riesos y la satisfacción del cliente.
Existen diferentes metodologías reconocidas internacionalmente las cuales ofrecen:
- Como usuario
- Una guía clara, metódica y reconocida mundialmente para ejecutar un proyecto.
- Un lenguaje común, lo cual simplifica el trabajo, fortalece la comunicación y genera sólidos entendimientos.
- Un proyecto totalmente documentado de comienzo a fin, para poder ser reutilizado o aprovechado en proyectos futuros.
- La toma de todos los recaudos posibles para lograr los objetivos de proyecto, sin dejar aspectos librados al azar o a la buena memoria o intuición.
- Como organización
- La utilización de estándares reconocidos mundialmente.
- Aseguramiento de que la gente velará profesionalmente por la rentabilidad y el cumplimiento con calidad del proyecto en curso, sin sobresaltos.
- Un cuidado de la reputación de la organización, la cual forma a su gente en la aplicación de una disciplina de esta naturaleza.
- Una alta motivación del personal, teniendo profesionistas capacitados y dotados de las mejores herramientas para que lleven adelante su trabajo de la mejor manera posible.
Dentro de las principales metodologías podemos mencionar:
Diagrama de Gantt: Se trata de un gráfico con dos variables, una vertical y otra horizontal, que sirve para la relación de tareas con los plazos previstos para la ejecución de las mismas. El Diagrama de Gantt está compuesto por barras y permite la visualización del proyecto en todas sus fases, de modo que sus responsables puedan introducir mejoras al mismo tiempo que llevan a cabo las labores designadas. Es especialmente oportuno para proyectos con muchas actividades, generalmente aquellos que tienen más de 25.
Cuadro de Pert: Este cuadro centra su mirada en el tiempo de ejecución de las tareas de un proyecto. Para ello identifica las tareas parciales y el proyecto en su conjunto, de cuya relación se obtienen datos que pueden ser optimizados. Esta técnica es muy empleada cuando los proyectos son a corto plazo o su entrega es inmediata.
Cadena crítica: Por el contrario, el método de la cadena crítica pone el énfasis en los recursos de los que dispone el grupo de trabajo. Su objetivo principal es nivelar las distintas herramientas, para lo cual se hace necesario dividirlas en fases. En ese sentido, es muy útil para casos en los que se deba pedir flexibilidad a los miembros del equipo en cuestiones como el cambio de tareas o la flexibilidad de horarios.
Técnica del valor ganado: Esta metodología dirige su mirada a los costes del proyecto y a su adecuada gestión. Establece una línea básica de rendimiento en la cual quedan plasmados cada uno de los costes del proceso. Las mejoras se introducen paralelamente a las tareas y el objetivo es que la línea de rendimiento esbozada al principio coincida con los gastos reales.
Scrum: Por su parte, la técnica del Scrum se basa en un conjunto de buenas prácticas para el trabajo en equipo. El foco está puesto en las entregas parciales, las cuales se miden en función del beneficio que aportan al proceso. Por lo general es aplicado en contextos complejos, en los que intervienen numerosos miembros, o en aquellas situaciones en las que urgen los resultados inmediatos.
Si te gustaría aprender más de Administración de Proyectos e incluive llegar a certificarte, te invito a leer más de las siguientes asociaciones las cuales tienen representantes en diferentes países y sus certificaciones: